忙碌的人，努力工作的人，精疲力尽的人，世界上到处都是这样的人。然而，也有很多人的任务管理效率很低。通常情况下，这就是为什么你似乎永远都看不到那张烦人的待办事项清单的结束。在有效组织任务的背后，有一个非常简单的解决方案——任务管理工具，体现了“更聪明地工作，而不是更努力地工作”的座右铭。
在这篇文章中，我们将讨论任务管理工具，深入研究它们的类型和功能，提供一些有价值的建议，告诉你如何为你的团队选择一个，并回顾一下任务管理的最佳工具。
什么是任务管理，为什么需要它?
从什么时候开始，待办事项清单不再有用了项目管理了吗?好吧，他们肯定没有错，但是当涉及到任务的优先级，内容计划和委派责任时，检查清单似乎仍然相当有效。那么，什么是任务管理?它将如何帮助您处理工作负载?
任务管理是一个跟踪任务的系统和过程，目的是确保它们按时完成并满足一定的要求。它使您能够可视化团队的整个工作流程，激励他们在没有微观管理的情况下取得更好的进展，并找出管理任务的最佳方法。
为什么要利用工具进行任务管理?
依赖人工的任务管理通常是一个繁琐的过程，因为它需要管理人员跑来跑去做一些琐碎的任务。好的方面是，你可以通过引入任务管理工具来避免这种情况，这些工具是专门为帮助你自动计划和委派任务而设计的软件。
让我们来看看一些最好的任务管理工具可以带来的好处:
- 估算和分析完成任务所需的时间;
- 帮助组织团队之间的协作和互动;
- 快速分配任务，并相应地确定优先级;
- 跟踪团队的任务进度，以便在需要时提供帮助，并找到管理任务的最佳方式;
- 提供更多与任务进度相关的最新信息;
- 给你的任务添加注释和必要的细节;
- 将任务委派给合适的团队成员;
- 制定量身定制的检查清单和子任务;
- 自动化你的任务管理过程和实践;
- 从一个地方管理多个项目;
- 控制和规范团队成员的工作量;
- 在任务规划和管理上节省更多时间。
所有这些福利的结果是，你将能够控制你的项目，监督你的团队的成功，并完成更多的任务，而无需投入额外的时间或精力。最好的任务管理工具的另一个优点是，你不必经常担心忘记所有的小细节，或者在你的头脑中保持你的进步的大画面——它都在黑板上，可视化，准备好让你利用。
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任务管理工具有哪些类型?
根据其核心技术的不同，有各种类型的在线任务管理工具，它们具有不同的功能。在本节中，我们将简要介绍它们。
看板
看板允许您随时跟踪团队的成功并优化他们的进度。看板视图向您展示不同的任务状态(待做、进行中和完成)，并在每个状态下列出相应的任务。
使用这些任务管理工具，您可以最大限度地提高团队的效率，并轻松地可视化他们的工作流程。
工作分解结构(WBS)
在WBS上运行的任务管理工具允许您将工作流划分为更小的可管理元素并构建图表。
因为分解工作的过程是基于WBS的，它通常是更以目标为导向的，所以它们对于安排任务和确定任务的优先级是完美的。
甘特图
甘特图对于计划任务也很有用，因为它可以让你在一个全面的时间尺度上精确地跟踪任务的分配和完成时间。
像这样的团队任务管理工具还可以让你了解在特定的一天需要完成的任务，如果严格按时完成任务是你的首要任务，这是一个很好的选择。
无礼的
程序评估和审查技术与甘特图非常相似，但这个工具实现了一点不同的结构。PERT旨在使用统计分析和管理概率来计算完成每个任务所需的最短时间。
有了这些在线任务管理工具，你还可以规划你的活动，为每个任务选择最佳的开始和结束日期。
您需要查找的任务管理工具的功能
如果这是你第一次选择团队任务管理工具，你一定会觉得负担过重。您如何知道哪些特性集表示一个好工具?让我们来看看在寻找任务跟踪器时需要注意的特征。
可用性
这是您需要注意的关键特性——如果您无法掌握如何使用这些花哨的团队任务管理工具，它们还有什么意义呢?让你的员工测试它，并在做出决定之前分析他们的反馈。这个平台应该是直观的、直接的，并且足够简单，适合日常使用。
广泛的集成
确保您选择的在线任务管理工具具有足够的集成选项，这样您就不必为其他平台和工具付费。比如，你可以根据自己的需要，寻找与Zoom、Bugsnap、Zapier和其他应用程序的集成来安排会议。
有用的客户支持
检查一下你的在线任务跟踪器是否提供了与客户支持代表的实时聊天，并确保他们的回答及时且确实有用。你需要确信你的团队成员不会让他们独自处理他们几乎没有能力处理的问题。
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看板的观点
管理部门肯定希望您的团队的工作流程以甘特图的形式呈现，以确保没有延迟。尽管如此，你的受让人还是会喜欢看板的待办事项列表，因为这有助于他们保持更有组织和更有动力。选择任务管理工具，这些工具提供了转换到看板的功能，这样你的团队就可以自己调整他们的工作经验。
过滤
如果你没有发布那么多任务，那么也许你可以或多或少地把所有的更新都记在脑子里。但是如果你在做一个大项目，并且给不同的部门分配任务，那么能够根据状态、分配者、优先级、名称或自定义字段来过滤任务，将使你不必手动寻找必要的任务，也不必每次都打扰你的团队成员。
电子邮件提醒和提醒
你不需要每次提醒你的团队成员在截止日期前完成任务。选择团队任务管理工具，在那里你可以设置电子邮件通知和提醒，以确保紧急任务不会遗漏，避免延误。
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如何选择任务管理工具
市场上似乎有太多的任务管理工具可供选择。这实际上是一件好事，只要你知道你在寻找什么，并准备好认真研究，为你的团队选择最好的选择。
以下是你在选择最好的任务管理工具时需要做的事情:
- 明确你的预算期望和你可以实际花在在线任务跟踪器上的最大金额。记住，如果预算紧张，你仍然可以选择免费的任务管理工具。
- 评估你的团队规模，大致计算出你需要增加的任务和任务的数量。
- 挑出你期望最好的任务管理工具能够解决的最重要的问题和挑战，例如，缺乏部门间的沟通、不平衡的工作量分配、糟糕的绩效、可交付成果等。
- 就你需要的特定功能和选项达成一致，以找到管理任务的最佳方式，例如，自定义集成、分析、评论等。
- 根据您的需求和偏好，为任务管理开发个性化且全面的最佳工具列表。
- 你自己和你的团队一起测试每个任务跟踪器，收集反馈，选择最直观、最合适的选项——不要满足于你尝试的第一个工具。
最后，购买和/或实现任务管理工具。在做出决定之前，不要害怕花时间去测试它们。
在线任务管理工具的典型例子
我们收集了一些最好的任务管理工具来帮助你的研究，所以让我们来回顾一下，帮助你找到“那个”。
开云体育手机网页版登录入口官网
不是我太谦虚，只是碰巧我们的CRM任务板是最好的任务管理工具之一，因为它在功能和可能性方面检查了所有的框。您可以规划团队的内部工作流程，并在举办活动、开始新项目、计划客户电话和处理交易时添加任务。
使用Sen开云体育手机网页版登录入口官网dPulse的免费任务跟踪器，您还可以获得以下福利:
- 过滤您的任务创建日期，开始日期，任务名称，优先级，参与者，自定义字段，和这么多;
- 使用白板可视化和组织团队的工作流程;
- 当你想选择管理任务的最佳方式时，切换到看板或列表视图;
- 自定义您的设置为每个管道;
- 添加最多两个板来管理团队的工作流程;
- 每天、每周、每月或每年重复你的任务;
- 使用标签CRM使您的任务管理过程自动化;
- 发布快速任务、检查清单、父任务和子任务;
- 允许某些团队成员为您监视任务进度。
您还可以通过编辑任务属性或创建新属性来自定义您的任务板。如果您正开云体育手机网页版登录入口官网在寻找免费的任务管理工具，请尝试SendPulse的任务跟踪器-您可以从所有这些功能中受益，没有if, ands或但是!
Trello
Trello是任务管理最好的工具之一，如果你需要一个直观的工具，使用一个直接和可识别的结构来组织你的任务。
使用Trello，您还可以获得以下好处:
- 添加检查清单，附件和卡片来无缝管理团队的工作流程;
- 使用Board, Timeline, Table, Calendar, Dashboard和Map视图监控您的团队进度;
- 集成几乎任何第三方应用程序或平台;
- 从谷歌Drive或Dropbox上传文件;
- 设置权限，仅向某些参与者提供访问董事会的权限;
- 对卡片进行投票以收集反馈。
Trello提供免费定价计划和三种付费计划(标准、高级和企业)。您在这里选择的计划应该取决于您的团队的规模和您运行的项目的数量。
体式
这是小型团队和项目的最佳任务管理工具之一。体式如果你的目标是激励你的团队不要错过最后期限，避免长期的延误，那么它的效果是最好的。
使用Asana，您还可以享受以下福利:
- 设定你的项目目标，在一个地方跟踪你的任务管理过程;
- 在几分钟内创建甘特图;
- 在共享日历中跟踪团队的工作和任务进度;
- 通过在多个设备上同步您的工作，获得实时见解;
- 添加项目简介，让你的任务参与者了解任务背景和关键细节;
- 随时更新有关您的项目与自动通知的所有新闻。
Asana提供免费定价计划、高级付费定价计划和商业定价计划。我们建议您从免费版本开始试用，然后逐步使用功能更多功能的更昂贵的计划。
Wrike
Wrike对于那些经常需要创造性的人来说，这是一个似乎有点僵硬的平台。尽管如此，如果你需要精确而谨慎地处理你的财务任务，同时也需要自动化，它是最好的任务管理工具之一。
使用Wrike，您还可以获得以下福利:
- 利用自定义请求表单来自动分配任务;
- 使用预先制作的工作流程模板;
- 使用视觉保护来防止反馈丢失;
- 自动化您的任务管理过程和审批;
- 大大简化您的在线发票;
- 确保您的团队日历始终是最新的。
就像大多数流行的任务管理工具一样，Wrike提供一个免费定价计划和三个付费定价计划。然而，这个平台的不同之处在于，你可以在14天内免费尝试所有的定价计划(甚至是最贵的计划)。
AYOA
AYOA是一个基于人工智能的平台，可以让您完全可视化团队的工作流程，并提高他们的生产力和记忆技能。如果你很有创造力，这是最好的任务管理工具之一。
使用AYOA，您还可以享受以下福利:
- 利用思维导图、放射状图和协作式白板发挥创意;
- 在应用中与你的团队或客户进行视频会议;
- 享受任务和地图模板的详尽列表，自动化您的任务管理过程;
- 用饼图、甘特图等形式展示你的想法;
- 邀请你的团队成员一起制作思维导图;
- 创建群聊，并发送直接消息与您的团队进行沟通。
如果你正在寻找免费的任务管理工具，AYOA不是最好的选择，因为它不提供免费的定价计划——只有7天的试用期。然而，你的团队成员越多，他们的付费定价计划的成本就越低。如果你有超过50个用户，你也可以收到定制报价。
准备好下一步了吗?
一旦你采用了在线任务跟踪器，你仍然需要密切关注它，以确保它符合你的期望，物有所值。最好的方法是先使用免费版本。你可以试试SendPul开云体育手机网页版登录入口官网se的免费任务跟踪器享受它的功能-没有任何附加条件。通过自动化整个过程来实现管理任务的最佳方式!
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